Cómo escribir correctamente un correo electrónico laboral

En nuestros cursos de idiomas, muchas veces nuestros alumnos nos piden ayuda para aprender a escribir correos electrónicos laborales en los idiomas que estudian, ya que tienen dudas a la hora de hacerlo bien. Sin embargo, vemos que gran parte de las dificultades a las que se enfrentan no dependen solo del idioma, sino de que redactar correctamente ¡no es tarea fácil!

Algunas sencillas pautas generales pueden contribuir a mejorar notablemente el nivel de redacción. Por ello, os ofrecemos algunas claves para escribir correos electrónicos correctos, con independencia del idioma en que estemos redactando.

Escribir un buen asunto en tu email

Lo primero que lee el destinatario de un correo es la línea del asunto: es la presentación del mensaje y muchas veces funciona como resumen o introducción. Por ello, debemos siempre asegurarnos de que el título que elegimos se corresponda con el contenido del email. Así nos aseguraremos de que el destinatario reciba y lea nuestro correo: si el asunto es «Hola», lo más probable es que el receptor no se moleste en abrir el mensaje, que piense que no es importante y lo deje para más tarde o incluso que vaya a parar a la carpeta de correo basura.

Si vamos a tratar varios temas, podemos incluir todos en el asunto, separados por barras. De este modo, quien lea nuestro email ya vendrá preparado para recibir la información que le enviamos. Asimismo, tengamos en cuenta que un asunto adecuado facilita búsquedas posteriores en caso de ser necesario. Por ello, se debe evitar generar larguísimas cadenas de respuestas a correos anteriores para introducir nuevos temas: es mejor redactar un nuevo correo si el tema es diferente.

Mantener el registro apropiado

Antes de comenzar a escribir un correo electrónico, conviene detenerse un momento a pensar qué léxico y estructuras gramaticales utilizaremos de acuerdo con el registro que necesitemos: una cosa es redactar un email informal a nuestros colegas de trabajo, otra es una respuesta a un proveedor, otra es un informe para el jefe... Es importante conservar el registro que elijamos (formal, neutro o informal) y evitar hacer mezclas de vocabulario o de estructuras. En inglés, por ejemplo, si el email es formal, debemos evitar utilizar contracciones. Es conveniente conocer las reglas de cada idioma al respecto para no cometer fallos de registro.

Respetar la estructura del texto

Un correo electrónico puede ser una nota breve, un informe, una reclamación, un pedido de información... Nuevamente, tenemos que tener claro de qué tipo de texto se trata y respetar su estructura en cada caso. Por supuesto, en el caso de emails más informales, podemos ir más relajados, pero si hablamos de correos más profesionales, escribirlos correctamente no solo contribuye a la claridad en la transmisión del mensaje, sino que denota una mayor profesionalidad.

Revisar el texto final antes de enviar el correo electrónico

Así como con cualquier escrito, conviene revisar los correos electrónicos antes de enviarlos, sobre todo si son relativamente largos. Muchas faltas de ortografía y gramática se detectan al hacer una segunda lectura. Podemos utilizar numerosas herramientas en línea, como correctores y diccionarios, que nos podrán ayudar a corregir fallos, sobre todo al escribir en una lengua extranjera.

¡Esperamos que estos consejos os ayuden a la hora de redactar emails correctamente! Os invitamos a compartir vuestras experiencias al respecto.